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동대표회의 참고자료 |
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| 입주자대표회의 회의 진행 요령 |
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| 글쓴이 : 관리자
날짜 : 09-05-19 06:26
조회 : 10541
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 http://blog.daum.net/cckorea/7974509?srchid=BR1http%3A%2F%2Fblog.daum.… (1583) |
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입주자대표회의 회의 진행 요령
입주자대표회의는 공동주택관리령 및 관리규약에서 정하고 있는 입주민 공동사무의 심의 •의결과 입주민 상호간 이해가 상반되는 사항의 조정등의 역할을 수행하고 있는바, 입주자대표회의 회의진행과 의결에 하자가 있을 경우 입주민 권익을 침해할 우려가 있으므로 합리적인 회의방법을 제시하여 참고자료로 활용토록 한다.
1. 회의일반
(1) 회의의 정의
회원들의 자유의사를 합리적으로 반영하고 공정한 절차에 따라 결론을 이끌어 내는 일련의 의사결정과정
(2) 회의의 유형
•의회식 : 회장이 회의규칙에 따라 회의를 진행하는 방식
(국회, 지방의회, 공•사단체총회, 입주자대표회의 등)
•원탁식 : 회의진행자가 회의참석자 서로간 원활한 의견교환을 도모하면서 전체의 합의점을 찾아가는 방식
(친목단체회의, Panel Discussion등)
(3) 회의의 규칙
현행 헌법이나 국회법에서 정하고 있는 회의규칙을 따름이 바람직할 것이며, 별도로 정하지 않은 사항은 일반에 통용되는 회의법(Robert′s Rules)을 준용하면 될 것임.
(4) 회의체 구성원의 호칭
① 입주자대표회의 : 회장 - 회원
(동별대표자로 구성)
② 임원회의 : 의장 - 의원
(입주자대표회장외 감사 1인이상, 이사 3인이상의 임원)
③ 위원회 : 위원장 - 위원
(관리규약 또는 입주자대표회의 의결로 위원회를 구성한 경우)
(5) 회의체 구성원의 지위•자세
1) 회장
① 입주자대표회의를 대표하고 그 업무를 통할한다.
(입주자공동의사결집, 입주자공동의 권익대변)
② 회의소집은 입주자대표회의 회장 명의로 한다.
③ 회의를 주관하며 공정하고 냉정한 판단으로 회의를 진행한다.
(정기회, 임시회)
2) 회원
① 관리규약에 따라 회장을 중심으로 회의체를 구성한다.
(동별대표자 및 입주자대표회의 구성원)
② 회의체의 권위를 존중하여 회의규칙을 따르고 표결결과에 승복한다.
(구성원의 의무)
③ 회원상호간 인격을 존중하고 감정적 발언을 자제한다.
(입주민의 신망을 받는 무보수 명예직인 봉사자)
④ 발언은 회장으로부터 발언권을 얻은 후 의안의 범위내에서 소신껏 발언한다.(원활한 회의 진행 및 입주자권익도모)
(6) 회의 진행 원칙
① 회의공개의 원칙
기본적으로 "방청자유, 기록공표" 한다는 원칙, 회원징계 등 개인신상관련시 비공개
② 발언자유의 원칙
발언의 자유는 당연히 보장되어야 하나, 회의진행을 고의로 방해해서는 아니될 것임.
③ 일사부재의의 원칙
회기중에 부결된 의안은 그 회기중에 다시 토의하지 않음.
④ 회기부단속의 원칙
상정된 의안이 그 회기중에 의결되지 못하였을 경우 다음 회기로 넘기지 않고 폐안함.
⑤ 다수결의 원칙
의견이 일치하지 않을 때 다수의견대로 결정함. 단, 소수자의 의견존중 대화설득
■다수결의 내용설명 ■
① 과반수 : 반수를 넘는 것으로 2분의 1과는 다름.
- 10명의 반수 : 5명
- 10명의 1/2이상 : 5~10명
- 10명의 과반수 : 6~10명
② 구성원 2/3이상 : 의결가능수치는 구성원수의 2/3 에 소숫점이하 절상한 수치를 더한 수임.
- 10명의 3분의 2이상 : 7~10명
③ 종다수결 : 다수 득표한 의견(또는 후보자)으로 의결(선출)하는 것.
- 소수의 지배가 될 우려가 많고 불합리한 점이 많아 특별한경우 외에는 채택하지 않으며 서울특별시표준관리규약에서도 채택치 않고 있음.
④ 만장일치 : 상정의안에 대해 의결정족수에 달한 모든 재석회원이 찬성하고 있을 때 정식의 표결방법을 생략한 표결방법.
⑤ 가. 부동수일 때 회장의 결정권
: 회장도 표결권을 가지나, 가. 부동수일 때 결정권 없고 부결 처리함. - 결정권을 가질 경우 2표 행사하는 결과 초래
(7) 회의조건 표결방법
•구두표결
회장의 구두제의(이의유무를 묻는다)에 회원들이 구두로 답하여 가•부 결정함.
- 만장일치제로 출석회원 전원이 찬성할 때 사용.
⑥ 기립(선거)표결
일어서거나 손을 들어 의사표시함.
- 회원수가 적은 회의에서 사용
⑦ 기명투표
투표용지에 의안에 대한 가•부와 투표자 성명기입함.
- 회원별 의사가 노출되므로 일반의안 표결에는 부적절
⑧ 무기명투표
투표용지에 가•부만 표시하고 투표자 성명은 기입치 않음.
- 회원별 의사가 노출되지 않으므로 정실, 압력 등에 영향을 받지 않음
의 결 유 형
① 원안가결 ② 수정의결 ③ 부결이 있슴을 참고
(8) 회의 용어
1) 회기
개회에서부터 회의가 끝나는 폐회까지의 기간을 뜻하며 수개월이 걸리는 것도 있고 하루 또는 수시간만에 마치는 것도 있슴.
- 입주자대표회의는 대부분 후자에 그침.
2) 개회와 개의
처음 소집되어 열리는 회의를 시작할 때 개회라 하고 폐회될 때까지의 중간에 열리는 회의를 시작할 때 개의라 함.
3) 산회와 폐회
회기중 그날의 회의를 마치는 것을 산회라 하고, 회기가 다되어서 끝나는 것을 폐회라 함.
4) 유회 회의당일 개의예정시간부터 일정시간 (통상 1시간) 이 지나도 의사정족수 미달로 회의가 열리지 못하는 경우 회장은 유회선포함.
- 의사정족수 미달로 유회를 선포한 이후에는 그날 다시 회의를 열지못함.
5) 휴회, 휴식(휴게), 공전
한 회기중 며칠 쉬는 것을 휴회, 하루 회의에서 잠깐 쉬는 것을 휴식(휴게), 회원간 이견 (의사일정, 회의운영방법 등 미합의) 으로 장시간 회의를 못하는 것을 공전이라 함.
6) 정회와 속개
개회중, 잠시 그 활동을 정지하는 것 ( 회의중 의사정족수 부족, 회의장 질서 혼란, 질의에 대한 답변 준비, 식사시간확보 등 필요한 때 )를 정회, 중지된 회의를 다시 시작하는 것을 속개라 함.
7) 안건, 의안, 의제
논의의 대상이 되는 모든 사안 (의결대상인 것과 비대상인 것 망라 : 보고, 제안,질문 등 ) 을 안건이라 하고 회의체의 의결을 요하는 안건 중 형식적 요건을 갖추어 제출하는 것 ( 예산 결산심의안 ) 을 의안이라 하며, 의사일정에 포함되어 심의중이거나 또는 심의예정인 것을 의제라 함.
8) 동의와 재청
회원이 회의체의사로 결정하기 위해 제안하거나 의견을 제시하는 것을 동의라하며, 동의가 성립하려면 재청이 있어야 하는데 타 회원이 거듭 청하는 것을 재청이라 함.
- 동의는 동의의 제출자외에 1 인 이상의 찬성이 있어야 성립하는데, 재청을 받은 이유는 최소한 2인 이상의 관심사가 되어야 한다는 것임.
9) 부의와 상정
안건이 심의될 수 있는 상태에 있게 하는 것을 부의라 하고 부의된 안건의 심의를 시작한다는 것을 상정이라고 함.
10) 제의와 제안
회장이 안을 제출하는 것을 제의, 회원이 안을 제출하는 것을 제안이라고 함.
11) 제안설명
제안자가 심의전에 제안의 취지나 주요 내용을 회원들에게 설명하는 것을 말하며 제안자의 충분한 의사 발표 기회와 회원들의 충분한 내용파악을 돕기 위한 것임.
12) 의사진행발언
회의 진행과정상 회의진행방법 등에 관하여 이의나 자신의 의견을 밝히기 위한 발언(다른 발언에 우선하여 허가)
13) 축조심사
의안심사 방법의 하나로 " 의안의 한 조항씩 낭독하면서 의결하는 것"을 말함.(관리규약 또는 하부규정의 제•개정, 자치재원결산감사시 등)
14) 독회
심의안이 복잡하고 신중을 기해야 할 경우, 단계별로 자세히 살펴보는 것을 말함.
■단계별 독회 내용 ■
제1독회 : ① 제안자의 제안설명 청취 → ② 질의 → ③ 토론 → ④ 제2독회에 넘길 것인가 부결할 것인가의 판단
제2독회 : 제 1 독회에서 넘어온 의안의 각 조항을 하나하나 축조낭독하고 수정해서 제3독회로 이관
제3독회 : 제2독회에서 넘어온 의안에 대해 최종 가부결정(자구나 문장 구성상 오류만 수정하고 내용 수정은 하지않음)
15) 의사일정
회의를 진행하기 위한 예정순서를 말함.
16) 재적회원수와 재석회원수
관계법령 및 규약에 따라 선출된 회원수를 재적회원수, 당일 회의에 참석한 회원수를 재석 회원수라 함.
17) 재적정족수와 법정정족수
재적회원수를 기초로 한 것을 재적정족수, 법으로 미리 정해놓은 정족수를 법정정족수라 함.
(입주자대표회의 구성원수는 정족수와 같은 개념임)
■입주자대표회의 구성원에 대한 해석 ■
"구성원은 관리규약에서 정하고 있는 인원으로 규정함으로써 미선출된 인원이 많은 단지의 경우 필요한 사안을 결정할 수 없는 등 문제점이 발생하고 있으므로 선출된 인원으로 해석"함.(건교부 주관 58070-1274호, '98.4.10)
18) 의사정족수와 의결정족수
회의를 개최하는데 필요한 최소한의 회원수를 의사정족수, 안건을 의결하는데 필요한 최소한의 회원수를 의결정족수라 함.
■공동주택관리령 및 규칙상 의결정족수 ■
령 제9조 제2항 관리규약개정 방법 → 입주자등의 과반수 찬성
령 제8조의 2 관리방법결정 등 → 입주자등의 과반수 찬성
령 제10조 제6항 입주자대표회의 결정사항 →입주자대표회의 과반수 찬성
령 제6조 제1항 입주자대표회의 임원선출 → 입주자대표회의 과반수 찬성
19) 신상발언
일신상의 문제와 관련하여 회의장에서 본인이 해명이나 설명을 하는 발언.
20) 호선
소규모 회의체에서 특별한 요식행위없이 선출하는 방법
(처음 구성된 회의체에서 임시회장 선출, 위원회에서 간사선출 등)
21) 번안
일단 의결된 안건을 다시 심의의결 하는 것으로 재심의와 동의어
(명백한 오류나 객관적으로 현저한 사정변경이 생겼을때 사용)
2. 회의개최 준비
관리규약에 의해 입주자대표회의나 임원회의를 정례적으로 개최하거나 특별한 경우 임시회의를 갖게 되는데 회의를 주최하는 측에서는 사전에 회의성격에 맞는 준비와 배려를 해두도록 한다.
(1) 회의개최 통지
① 관리규약에 의한 절차와 형식을 갖추도록 한다.
② 긴급하고 특별한 사유가 없는 한 참석대상자가 충분히 알 수 있도록 여유있게 통지한다.
(공동주택관리령 제10조 제8항 : 입주자대표회의를 소집하고자 할 때에는 소집기일 5 일전에 회의의 목적 • 일시 및 장소를 입주자등에게 개별통지하거나 공시하여야 함)
(2) 회의자료 준비
① 회의목적에 부합되고 핵심을 쉽게 알 수 있도록 작성 준비한다.
② 회의자료 외에 보충설명이 필요할 경우 보조자료를 준비하거나 관계자가 배석하여 설명할 수 있도록 조치한다.
(3) 회의주관자 내용 숙지
① 주요안건의 전반적 내용숙지와 쟁점사항에 관해 객관적이고 소신있게 입장을 정리해둔다.
② 회의진행순서에 따라 발언예시문을 미리 작성해두는 것도 효과적이다.
(4) 회의장 정리
① 회의장 사용에 차질은 없는지 회의장관리책임자와 사전협의 후 확인해 본다.
② 회의장 청결상태나 필요소품은 없는지 살펴보고 정리해 둔다.
(5) 회의 진행 보조장비•비품의 비치 및 상태점검
① 보조장비 : 마이크, 앰프, 스크린, 환등기, 카메라 등
② 각종 비품 : 입간판, 탁자, 의자, 연단, 의사봉 등
③ 게첨, 비치물 : 국기, 현수막, 식순, 명패 등
④ 각종 부책 : 회의록, 회의참석자서명부 등
⑤ 기타소모품 : 메모지, 필기구 등
(6) 참석대상자 배려
① 회의개최일전 기 송부한 회의통지문 수령 또는 인지여부확인 및 참석을 안내한다.
② 불가피한 사유로 참석치 못할 회원이 발생할 경우 불참사유를 확인하여 회의 당일 참석자에게 양해를 구하도록 한다.
③ 좌석배치는 직책, 연장자, 대외참석인사 등을 충분히 고려하여 예우에 소홀함이 없도록 배치한다.
④ 입주자 공동의 주요관심사가 있어 입주자의 자격으로 회의참관을 원할 때에는 비공개할 특별한 사유가 없고 회의진행에 방해가 되지 않는 범위내에서 참관을 허용함이 바람직하다.
3. 회의진행중 구성원의 역할
성원(成員)이 되면 회장은 회의진행순서에 따라 회의를 주관하고 회원은 상정의안에 관해 토론을 하게 되는데 각자의 역할이 충실히 이행될 때 효율적이고 성과있는 회의가 될 것이다.
(1) 회장의 의사진행방법
① 의사정족수에 달하면 개회를 선포한다.
(성원에 미달하면 유회선포)
② 회의내용상 비공개가 타당할 경우 비공개회의를 제의한다.
(회원의 징계처분 등)
③ 집행부의 의제 외에 회의당일 의안제출 기회를 제공한다.
(의안심의전 상정할 의안 일괄채택)
④ 회원 스스로 토론에 동참할 수 있도록 분위기를 조성한다.
(회원존중, 기회균등)
⑤ 발언희망자가 많을 경우 발언권의 우선순위를 가려 발언을 허용하도록 한다.
■발언우선순위 ■
•제출자의 제안설명 - 제안의 목적, 취지를 회원들이 알 수 있도록 함.
•전혀 발언 없었던 회원 - 공평한 발언기회를 제공하고 다양한 의견수렴.
•직전 발언과 반대의견 - 토론 내용의 충분한 비교검토를 가능케 함.
⑥ 의안을 심의할 때 발언의 범위는 의안의 범위를 벗어나지 않도록 적절히 조절한다.
⑦ 회의중 논란이 있는 점은 명확히 하고 토론내용은 중간중간에 요약하며 진행한다.
⑧ 관계법령 및 관리규약에 위배되는 동의는 사유를 들어 정중히 각하한다.
⑨ 회의장 질서유지가 어렵거나, 의사진행중 이석으로 정족수가 미달되면 회의 주관자로서 권위 있게 대처한다.
(경고, 제지, 발언취소, 발언금지, 퇴장, 회의중지 등)
⑩ 토론이 충분하다고 보았을때 회장은 토론종결여부를 묻고, 토론을 마친 상정 의안에 대해 표결방법을 제의한다.
(거수•기립•기명•무기명투표, 감표위원선정 등)
⑪ 상정의안의 표결결과가 나오면 공정하고 명확하게 발표한다.
(찬성, 반대, 기권, 무효, 의결정족수 등)
⑫ 의안의결이 있은 후 의결내용중 경미한 오류사항의 정리는 회장에게 위임가능
(서로 저촉되는 조항, 자구, 숫자, 기타 단순정리사항에 국한)
⑬ 의사일정을 모두 마치면 회의록 통과후 폐회를 선포한다.
(회의록 기재사항 누락이나 사실부합여부확인 및 서명날인)
⑭ 의사봉은 의사진행절차 및 상황에 맞게 사용해야 한다.
(선언적 의미, 결과승복, 주의환기 목적)
■의사봉 사용시점 ■
1) 개회•휴회•정회•속개 선포시
2) 의사일정상정시, 질의•토론종결•표결선포시
3) 의결내용선포시, 폐회선포시 등
※ 회원(의석)을 둘러본후 의사봉을 천천히 3번두드린다.
(2) 회원의 발언방법
•발언은 곧은 자세로 회장을 향해서 한다.
(회원은 회의체를 향해서 발언하는 것이며, 회원상호간 발언하는 것은 아님)
•의견발표는 결론부터 말하고 그 사유를 설명한다.
(보고 또는 토론시 타회원은 서론보다 발언요지에 관심)
•문제핵심, 배경과 동기, 현재상황을 육하원칙에 따라 설명하고 해결방안을 제시한다 (대책회의시).
•제안의 목적, 취지, 효과를 설명하고 문제점과 대안을 제시한다.(제안설명시)
•발언할 내용을 충분히 이해한후 알기쉬운 용어로 간결히 한다.
(전문용어, 애매한 표현, 중복발언, 장황한 서론 자제)
4. 회의진행상 필요한 동의 사용법
동의(動議)란 다른 회원들에게 어떤 결정을 하도록 권유하거나, 의견을 제시하는 것으로서 맨 처음 제안인 " 원동의 " 외에 원동의안을 심의하는 과정에서 사용하는 "보조동의", "부수동의", "우선동의" 가 있는데 이러한 동의들은 회의를 합리적이고 효율적으로 진행하기 위한 유용한 수단이 된다.(제안, 제의, 발의라고도 함)
(1) 동의의 진행과정
① 먼저, 원동의안을 제출한다.
회장으로부터 발언권을 얻어 "○○을 ○○하자" 또는 "○○할 것을 동의한다" 등의 발언을 한다.
② 동의안이 성립하려면 재청자가 있어야 한다.
회장은 "○○○회원으로부터 ○○을 ○○하자는 동의가 있었습니다. 이 동의에 재청있습니까?" 라 묻고 이때 타회원으로부터 "재청이요" 또는 "동의에 재청합니다" 라는 응답이 있으면 동의는 성립한다. 단, 재청자가 없을 경우에 회장은 "○○○ 회원의 ○○을 ○○하자는 동의안은 재청이 없으므로 각하합니다"라고 한다.
※ 소규모 회의체에서는 앉은 채로 재청을 해도 무방하나 회의체 규모가 크거나 비회원이 있을 때에는 일어서서 말해야 되며 서기는 재청자의 성명을 기재해 둔다.
③ 동의가 성립되면 회장은 동의성립을 선포하고 의안으로 상정한다.
회장은 "○○○회원의 ○○을 ○○하자는 동의는 ○○○회원의 재청으로 성립되었습니다"라고 선포하고 심의안으로 상정한다
④ 의안이 상정되면 제안자의 제안설명을 듣고 회원들은 제안내용 중 의문사항에 대해 질의•토론하며 심의한다.
심의할 때는 보조동의 •우선동의 •부수동의를 적절히 사용하여 심의하며 사용방법은 회장으로부터 의사진행발언을 얻어 간략히 동의제출취지를 설명하면서 "○○할 것을 동의합니다"라고 하면 된다.
※ 토론하지 않는 동의 : ① 비공개회의의 동의
② 회의체구성원의 사퇴 및 징계안 등
⑤ 심의를 마친 의안은 회원들에게 표결방법을 물어 회의체로 의사를 결정하게 된다.(의결정족수 충족)
(2) 동의의 종류와 내용
① 원동의( = 원안, 주동의, 제안)
•회원들에게 " 회의체의 합의된 의사로 어떤 결정이나 행동을 할 것을 권하는 것" 으로서 대체로 " ○○할 것을 동의한다 "라는 형식을 취하게 되며,
•동의안을 의사일정으로 채택할 때에는 "회의에 의안 채택 순서를 마련하여 상정할 의안을 일괄적으로 채택"하는 방법이 바람직하며 이 경우 집행부(회장 이하 임원)에서는 회의개최 전에 동별대표 및 입주자 다수의 의견을 들어 집행부에서 제출할 주요안건을 마련하고 회의소집을 알릴 때에도 안건을 명시해둔다.
<예시>
회장 : "의안 채택의 순서입니다. 임원회의에서 제출한 의안은 회의자료에서 보시는 바와 같이 지역난방공사시행의 건입니다. 오늘 회의에서 다루고 싶은 다른 의안이 있으면 제출해 주십시오"
A회원 : "○○○입니다. 우리 단지는 유사한 타단지에 비해 관리비 부담이 큰 것 같습니다. 본인은 아파트관리비가 타단지에 비해 많은 이유는 무엇인지 관리비를절감할 방안은 없는지 살펴보기 위해 관리비산정조사특별위원회를 구성할 것을 제안합니다." (또는 ○○할 것을 동의합니다)
회장 : "A회원으로부터 관리비감축을 위한 관리비산정조사특별위원회를 구성하자는 동의가 제출되었습니다. 이 동의에 재청있습니까?"
B회원 : "재청합니다"
② 보조동의
•원동의안을 심의 • 의결하기 위해 사용되는 동의로서 원동의의 보조적 성질을 갖고 있고 재청을 받아야 성립된다.
•사용빈도가 높은 보조동의로는 7 ~ 8종류가 있으며 각각의 보조동의간에는 우선 순위가 적용된다.
①보류 〉 ②토론종결 또는 채결 〉 ③토론제한•연장 〉 ④기한부연기 〉 ⑤위원회회부 〉 ⑥수정 〉 ⑦무기연기 동의
•원동의안의 심의중 보조동의가 성립하면 심의는 중지되고 보조동의를 상정하여 심의하는데 이러한 보조동의는 유형에 따라 토론, 수정, 재심의가 가능한 것도 있고 불가한 것도 있다.
•보조동의가 가결되면 가결된 내용대로 원동의안은 처리되고 부결되면 원동의안은 심의가 중단된 시점으로 환원되는데 이하 보조동의의 사용례를 살펴본다.
◇ 사 용 례 ◇
① "보류"
- 심의중인 원안을 기한을 정하지 않고 보류시키고 싶을 때 사용하며 "심의반대의 동의"보다는 부드러운 반대의사를 내포한 동의임.
(토론불가, 수정불가)
<예시>
A회원 : "○○○입니다. 본인은 현재 토의중에 있는 의안이 성격상 과대예산 사업으로서 긴급을 요하는 사업이 아니므로 아파트 외벽도색공사안의 심의를 보류할 것을 동의합니다."
회장 : "A회원으로부터 아파트 외벽도색공사안의 심의를 보류하자는 동의가 제출되었습니다. 이 동의에 재청 있습니까?"
B회원 : "재청합니다."
회장 : "A회원이 제출된 아파트 외벽도색공사안의 심의를 보류하자는 동의는 B회원의 재청으로 성립되었습니다. 표결에 들어가겠습니다. 보류동의에 찬성하시는 회원은 거수해 주십시오."
② "토론 종결" "채결"
심의중인 의안의 토론을 종결하고 즉시 표결에 부하고자 할 때 사용함.(토론불가,수정불가,재심의가)
<예시>
A회원 : "○○○입니다. 아파트 저수조청소 및 소독실시안에 대한 토론을 종결할 것을 동의합니다."
회장 : "A회원으로부터 저수조청소 및 소독실시안에 대한 토론을 종결하자는 동의가 제출되었습니다. 이 동의에 재청있습니까?" 또는 "A회원이 제출한 토론종결의 동의에 재청 있습니까?"
B회원 : "재청합니다."
회장 : "A회원이 제출한 토론종결의 동의는 B회원의 재청으로 성립되었습니다. 표결에 들어가겠습니다. 토론종결의 동의에 찬성하시는 회원은 거수해 주십시오"
③ "토론 제한(연장)"
의안심의를 효율적으로 하고자 발언시간 •발언회수 •발언자수를 적절히 조절하여 토론을 제한하거나 충분한 심의를 위해 토론을 연장하고자 할 때 사용함.
(토론불가, 수정가, 재심의가)
<예시>
A회원 : 1) "이번 회의는 다루어야 할 의안이 많으므로 본인은 한 회원의 발언시간을 5분이내로 제한할 것을 동의합니다."
2) "본인은 심도있는 토론을 위해 본 의안의 토론시간을 1 시간 더 연장할 것을 동의합니다."
회장 : "A회원이 제출한 토론제한(또는 연장)의 동의에 대하여 재청 있습니까?"
B회원 : "재청합니다"
회장 : "A회원이 제출한 토론제한 (또는 연장) 의 동의는 B회원의 재청으로 성립되었습니다. 본 동의 발언할 시간 •회수 •인원에 한해 수정을 할 수 있습니다. 수정동의를 제출하실 회원 계십니까?"
④ "기한부 연기"
- 의안심의를 일정기간 연기시키고자 할 때 사용함.
(기한은 토론 및 수정가, 재심의가)
<예시>
A회원 : "○○○입니다. 본인은 상정되어 있는 경비원 하절기 근무복 구매안의 심의를 다음 정례회까지 연기할 것을 동의합니다."
회장 : "A회원으로부터 ○○의안의 심의를 다음 정례회까지 연기하자는 동의가 제출 되었습니다. 이 동의에 재청 있습니까?"
B회원 : "재청합니다."
회장 : "○○의안의 심의를 다음 정례회까지 연기하자는 동의는 B 회원의 재청으로 성립되었습니다. 본 동의는 기한에 한하여 토론할 수 있습니다. 반대토론할 회원 계십니까?"
- 반대측과 찬성측에 교대로 발언권을 주고나서 토론이 끝나면-
회장 : "지금부터 표결에 들어가겠습니다. ○○의안의 심의를 다음 정례회까지 연기 하자는 동의에 찬성하자는 회원은 거수해 주십시오."
⑤ "위원회 회부"
- 심의중인 의안을 해당위원회 (임원회의, 특별위원회 등) 에 회부하여 더욱 구체적으로 검토시키고 싶을 때 사용함. (토론가, 수정가)
<예시>
회원 : "○○○입니다. 관리규약은 입주민의 권리행사 및 재산권보전과 밀접한 사항이므로 심도 있는 검토가 필요하다고 봅니다. 따라서 본인은 심의중에 있는 관리규약개정안을 제도개선 특별 위원회에 회부하여 축조심사후 본 회의에서 심의할 것을 동의합니다."
회장 : "A회원으로부터 관리규약개정안의 심의를 제도개선특위에 회부하자는 동의가 제출되었습니다. 이 동의에 재청 있습니까?"
B회원 : "재청합니다."
회장 : "A회원이 제출한 관리규약개정안을 제도개선특별위원회에 회부하자는 동의는 B회원의 재청으로 성립되었습니다. 위원회 회부에 대한 토론순서입니다. 반대 발언하실 회원 계십니까?"
- 회장은 반대측과 찬성측에 교대로 발언권을 주고 나서 토론이 종결되면 -
회장 : "A회원이 제출한 관리규약 개정안을 제도개선 특별위원회에 회부시키자는 동의에 찬성하시는 회원은 거수해 주십시오."
⑥ "무기 연기"
- 심의중인 의안을 무기연기 시키고 싶을 때 사용하며 실질적으로는 의안부결의 효과를 기대할 목적으로 사용함.(토론가, 수정불가, 재심의가)
<예시>
A회원 : "회장! 본인은 현재 상정되어 있는 의안은 입주자의 개인신상과 관련하여 과다한 개인정보 노출이 우려되므로 입주자관리카드 재작성의 심의를 무기연기할 것을 동의합니다."
회장 : "A회원으로부터 입주자관리카드 재작성심의를 무기연기하자는 동의가 제출 되었습니다. 이 동의에 재청 있습니까?"
B회원 : "재청합니다."
회장 : "A회원이 제출한 무기연기의 동의는 B회원의 재청으로 성립되었으므로 원안의 심의를 중지하고 무기연기의 동의를 상정합니다. 무기연기 동의의 토론에 들어가겠습니다."
- 반대측과 찬성측에 골고루 발언권을 주고나서 -
회장 : "토론이 충분히 진행되었다고 보는데 이것으로써 토론을 종결하고 표결에 들어가는 것이 어떻겠습니까?"
- 라고 물어서 찬성을 받든가 회원중에서 토론종결의 동의가 제출되어 가결되든가 하여 토론이 종결되면 토론종결을 선포 -
회장 : "그러면, 바로 표결에 들어가겠습니다. 입주자관리카드 재작성 심의를 무기 연기하자는 동의에 찬성하시는 회원은 거수해 주십시오."
⑦ "수정"
- 심의중인 의안을 근본적으로는 찬성하나 내용 일부를 삭제, 첨가, 수정하고 싶을 때 사용함.(토론가, 수정가, 재심의가)
<예시>
- 원안이 상정되어 제안설명•질의•토론이 끝나면 -
A회원 : "○○○입니다. 본인은 원안의 ○○부분을 삭제하고 △△어구를 첨가하여 수정할 것을 동의합니다."
회장 : "A회원으로부터 원안내용중 ○○부분을 삭제하고 △△어구를 첨가하자는 수정 동의안이 제출되었습니다." "이 수정동의에 재청 있습니까?"
B회원 : "재청합니다."
회장 : "A회원이 제출한 수정동의는 B회원의 재청으로 성립되었습니다. 원안의 표결을 중지하고 수정안을 상정합니다. 수정 제안자인 A회원은 나오셔서 제안설명을 해주십시오."
A회원 : - 수정제안설명 -
회장 : "수정안에 대해 질의를 받겠습니다. 질의가 있으시면 말씀해 주십시오."
-질의가 필요이상으로 길어지면 -
회장 : "질의가 충분히 진행되었다고 보는데 이만 질의를 종결하고 토론에 들어가는 것이 어떻겠습니까?"(과반수의 찬성)
-라고 물어서 찬성을 받으면 질의는 종결되고 -
회장 : "수정안에 대한 토론에 들어가겠습니다. 반대 발언하실 회원 계십니까?"
- 회장은 반대•찬성의 순서로 양측에 균등하게 토론기회를 주고 나서 -
회장 : "토론이 충분히 진행되었다고 보는데 토론을 종결하는 것이 어떻겠습니까?" - 라고 물어서 찬성을 받으면 토론은 종결되고 표결에 들어간다.
다. 부수동의
•원안을 처리함에 있어 의안심의보다는 회의진행과 관련하여 부수적으로 발생하는 동의로서 재청을 요하는 것과 재청을 요하지 않는 것이 있다.
•사용빈도가 높은 부수동의로는 7~8종류가 있으며 각각의 보조동의간에는 우선 순위가 없다.
① 규칙 일시정지 = ① 철회 = ① 심의반대 = ① 번안(재심의) = ① 문제분할 = ① 의사진행에 관한 이의 = ① 회장결정에 대한 상소 등
◇ 사 용 례 ◇
① "규칙 일시정지"
- 원안심의 중 불가피한 사유로 단체의 규칙을 일시 정시시키는 것이나 사용을 엄격히 제한해야 할 것임. (재청요, 토론불가, 수정불가, 재심의불가)
<예시>
A회원 : "○○○입니다. 본인은 ○○에 관한 규칙을 일시 정지 할 것을 동의합니다."
회장 : "A회원으로부터 ○○에 관한 규칙을 일시 정지 하자는 동의가 제출되었습니다. 이 동의에 재청 있습니까?"
B회원 : "재청합니다."
회장 : "A회원이 제출한 ○○에 관한 규칙을 일시 정지하자는 동의는 B회원의 재청으로 성립되었습니다. 표결에 들어가겠습니다. 본 동의에 찬성하시는 회원은거수해 주십시오."
② "철회"
- 성립된 원안이나 동의를 철회하고 싶을 때, 동의의 제출자에 의해 철회요청이 가능함.(재청불요, 토론불가, 수정불가, 재심의가)
<예시>
A회원 : "○○○입니다. △△사유로 본인이 제출한 ○○동의의 철회를 요구합니다."
회장 : "A회원으로부터 ○○동의의 철회요청이 있었습니다. 이 철회동의는 제안자 본인이 요청한 사항이므로 바로 표결에 들어가겠습니다."
"○○동의의 철회에 찬성하시는 회원은 거수해 주십시오."
③ "심의 반대"
심의 자체를 거부하고 싶을 때 사용함.
(재청불요, 토론불가, 수정불가, 재심의불가)
<예시>
A회원 : "○○○입니다. 본인이 제출한 ○○의안의 심의를 반대할 것을 동의합니다."
회장 : "A회원으로부터 ○○의안의 심의를 반대한다는 동의가 제출되었습니다. 바로 표결에 들어가겠습니다. 심의반대의 동의에 찬성하시는 회원은 거수해 주십시오."
④ "번안"
- 가결 당시 예기치 못했던 객관적 사정변경이나 의사결정에 명백한 착오가 있었을 때 이를 치유할 목적으로 사용하는 동의로써 가결된 의안을 재심의하자는 것이며,
- 번안동의의 제출은 가결에 찬성했던 회원만이 제출할 수 있는데 번안동의가 성립되면 가결된 의안은 배제되고 동의안을 다시 상정시켜 심의하게 됨.
(재청요, 토론가, 수정불가)
<예시>
A회원 : "○○○입니다. 가결된 ○○행사 안은 타 행사와 중복되므로 재심의 할 것을 동의합니다."
회장 : "A회원으로부터 가결된 ○○행사 안에 대한 번안동의가 제출되었습니다. 이 동의에 재청 있습니까?"
B회원 : "재청합니다."
회장 : "가결된 ○○행사의안을 재심의 하자는 번안동의는 B회원의 재청으로 성립 되었습니다."
"반대 발언하실 회원 계십니까?"
- 토론을 진행시켜서 토론이 종결되면 -
회장 : "토론종결을 선포합니다."
"표결에 들어가겠습니다."
"▽▽행사 안에 찬성 하시는 회원은 거수하여 주십시오."
⑤ "문제 분할"
- 동의안이 2 이상의 독립된 내용으로 혼합 구성되어 있을 때, 동의안을 내용에 따라 각각 분할하여 심의하고자 할 때 사용함.
(재청불요, 토론불가, 수정불가, 재심의불가)
<예시>
A회원 : "○○○입니다. 본인은 상정의안이 내용상 각각의 의결을 요하므로, "가" 와 "나"의 두 의안으로 나눠 심의할 것을 동의합니다.
회장 : "A회원으로부터 상정의안을 분할하여 심의하자는 문제분할의 동의가 제출 되었습니다. 이 동의에 수정동의를 제출할 회원 계십니까?"
일동 : - 침묵 -
회장 : "수정동의를 제출할 회원이 없으시면 바로 표결에 들어가겠습니다."
⑥ "의사진행에 관한 이의"
- 회장이 의사진행을 잘못하고 있을 때 이를 시정하기 위하여 사용함. (재청불요, 토론불가, 수정불가)
<예시>
A회원 : "회장! 의사진행 발언입니다."
- 회장은 재청을 물을 필요 없이 -
회장 :"A회원! 말씀해주십시오."
- 회장은 의사진행에 관한 이의의 내용을 들어보고 타당성이 있다고 생각되면 이의를 받아들이고 만약 회장이 받아들일 수 없다고 생각되면 회원들의 의사를 묻도록 한다. -
회장 : "A회원이 제출한 의사진행에 관한 이의는 ○○사유로 받아들이기 곤란하므로 표결에 결정하겠습니다."
"본 이의동의에 찬성하시는 회원은 거수해 주십시오."
⑦ "회장의 결정에 대한 상소"
회장이 결정을 잘못 내렸을 때 이를 바로잡기 위하여 사용함.
(재청요, 수정불가)
<예시>
A회원 : "○○○입니다. 본인은 회장의 비공개회의 결정에 대하여 이의(상소)를 제기합니다."
회장 : "A회원으로부터 ○○을 ○○한다는 결정에 대하여 상소가 제출되었습니다. 이 상소에 재청 있습니까?"
B회원 : "재청합니다."
회장 : "A회원이 제출한 상소는 B회원의 재청으로 성립되었습니다. 반대 발언하실 회원 계십니까?"
- 반대와 찬성토론이 충분히 진행되고 난 다음 -
회장 : "A회원이 제출한 회장의 결정에 대한 상소에 대해 표결에 들어가겠습니다.
A회원이 제출한 상소에 찬성하시는 회원은 거수해 주십시오."
⑧ 우선동의
•회의진행과 관련하여 근본적이고 긴급한 성질을 가진 동의로서 보조동의나 부수동의에 우선한다.
•사용빈도가 높은 우선동의로는 4 ~ 5 종류가 있으며 각각의 우선동의간에도 우선순위가 있다.
①차기회의일정결정 〉 ②폐회(산회) 〉 ③휴식(휴게) 〉 ④특권
◇ 사 용 례 ◇
① "차기회의 일정결정"
- 집회단절 방지를 위해 사용하며 관리규약상 정해진 정기회 이외에 주로 임시회 등에서 사용됨.
(재청요, 토론가, 일시와 장소에 관해 수정가, 재심의가)
<예시>
A회원 : "○○○입니다. 의사일정에 상정된 모든 의안심의가 종료되었으므로 본인은 차기회의 개최 문제를 논의할 것을 제의합니다."
회장 : "A회원으로부터 차기회의 개최문제를 논의하자는 동의가 제출되었습니다.
이 동의에 재청 있습니까?"
B회원 : "재청합니다."
회장 : "A회원의 ○○동의는 B회원의 재청으로 성립되었습니다. 그러면 다음 번 회의를 언제 어디서 하였으면 좋을지 A회원께서 의견 있으시면 말씀해 주십시오."
A회원 : "다음 회의개최에 관해서는 집행부에 위임할 것을 동의합니다" 또는 "우리 단지의 현안 문제를 조속히 해결하기 위해 ○월○일○시에 이 자리에서 다시 회의를 가질 것을 동의합니다."
회장 : "A회원으로부터 다음회의를 ○월 ○일 ○시에 ○에서 갖자는 동의가 있었습니다."
① 회장 : "이의가 있으면 말씀해주십시오."
①-1 일동 : "이의 없습니다" 또는 - 침묵 -
①-2 회장 : "그러면 다음회의를 ○월 ○일 ○시에 ○○에서 갖자는 동의는 가결되었음을 선포합니다."
② 회장 : "이 동의에 재청 있습니까?"
②-1 B회원 : "재청합니다."
②-2 회장 : "그러면 다음회의를 언제어디서 갖자는 동의는 성립되었습니다.일시와 장소에 관해서 수정안을 제출할 회원이 없다면 표결에 들어가겠습니다."
②-3 일동 : "의견 없습니다."
②-4 회장 : "이 동의에 찬성하시는 회원은 거수해 주십시오."
② "폐회"
- 회의진행 여부를 결정하는 근본적 문제로 회의를 종료하고자 할 때 사용함.
(재청요, 토론불가,수정불가, 재심의불가)
- 폐회를 선언하고자 할 때에는 상정의안중 심의미료된 것은 없는지 살펴보고 적절한 조치후 폐회를 선언함.
<예시>
A회원 : "○○○입니다. 금일 회의에서 다루어야 할 안건은 모두 심의의결되었다고 봅니다. 특별한 사유가 없다면 금일회의를 폐회할 것을 동의합니다."
회장 : "A회원으로부터 폐회동의가 제출되었습니다. 이 동의에 재청 있습니까?" 또는 "폐회동의에 재청 있습니까?"
B회원 : "재청합니다."
회장 : "폐회동의는 B회원의 재청으로 성립되었습니다"
"표결에 들어가겠습니다"
"폐회동의에 찬성하시는 회원은 거수해 주십시오"
③ "휴식"
- 건강상 문제등 잠시 휴식을 취하고자 할 때 사용함.
(재청요, 토론불가, 시간에 한해 수정가, 재심의불가)
<예시>
A회원 : "○○○입니다. 심의가 장시간 지속되었으므로 ○○분간 휴식할 것을 동의합니다."
회장 : "A회원으로부터 휴식동의가 제출되었습니다. 이 동의에 재청 있습니까?"
또는 "A회원이 제출한 휴식동의에 재청 있습니까?"
B회원 : "재청합니다."
회장 : "A회원의 ○○분간 휴식하자는 동의는 B회원의 재청으로 성립되었습니다."
"휴식동의는 시간에 한하여 수정할 수 있습니다. 수정동의를 제출할 회원 계십니까?"
"시간에 대한 수정이 없다면 표결에 들어가겠습니다."
"○○분간 휴식하자는 동의에 찬성하시는 회원은 거수해 주십시오."
④ "특권"
- 회의중 개인의 사생활이나 인격 및 권리가 부당하게 침해받고 있거나 집단의 명예가 훼손되고 있을때 사용하며 타회원의 발언진행 여부과 상관없이 요청함.
(발언허가 불요, 재청불요, 토론불가, 수정불가)
<예시>
A회원 : "회장! 특권동의입니다."
회장 : "예, ○○○회원, 특권의 내용을 말씀해 주십시오."
A회원 : "J회원은 본인의 인격(사생활)을 모욕(침해)하는 발언을 하고 있습니다."
"발언을 즉각 중시시켜줄 것을 요청합니다."
- 회장은 특권동의 성립여부 판단후 특권문제가 아니면 각하하고 특권동의가 성립된다고 판단되면 회원의 의사를 묻는다 -
회장 : "표결에 들어가겠습니다."
A회원이 제출한 특권동의에 찬성하시는 회원은 거수해 주십시오."
5. 회의진행예시
회의진행순서나 방법은 회의체 성격에 따라 다양하여 한두시간 안에 마치는 회의가 있는가 하면 수개월이 걸리는 회의도 있으므로 회의진행요령을 일률적으로 정할 수는 없을 것이나 "공동주택 입주자대표회의 회의진행" 에 초점을 맞추어 일반적으로 통용되는 기준에 따라 예시를 들어 검토해 보기로 한다.
(1) 개회선언
•회장은 서기로부터 의사정족수 참석을 확인 받은 후 개회를 선포한다.
<예시>
회장 : "자리를 정돈하여 주시기 바랍니다."
"성원이 되었으므로 ○○아파트입주자대표회의 제○차 정기회의를 개회하겠습니다." (의사봉 3번 두드림)
(2) 국민의례
○통상 약식으로 진행하나 소규모 단지는 생략하는 곳도 있슴.
<예시>
사회자 : "국민의례가 있겠습니다. 전면의 국기를 향해 서주시기 바랍니다."
"국기에 대하여 경례!" "바로" "모두 자리에 앉아 주시기 바랍니다."
(3) 회장인사
회장은 회의를 진행함에 있어 중립적 자세를 가져야할 것이며 금일 회의의 바람직한 운영방향을 진술할 기회를 가진다.
•회원(동별대표자)노고에 경의표명
•부의된 안건거론 및 회원들의 진지한 검토의결 당부 등
(4) 의안채택
사전에 보고(제출)된 안건과 금일 동의성립된 안건을 의안으로 채택함.
<예시>
회장 : "○○○ 회원외 ○인으로부터 「○○을 ○○하자」는 의안이 제출되었습니다."
"본 의안 외에 오늘 정기회에서 다루고 싶은 의안이 있으면 제출해 주십시오."
(A회원 거수)
회장 : "A회원 말씀해 주십시오."
A회원 : "○○을 ○○할 것을 동의합니다."
회장 : "A회원으로부터 ○○을 ○○하자는 동의에 재청 있습니까?"
B회원 : "재청합니다."
회장 : "A회원이 제출한 「○○을 ○○하자」는 동의는 B회원의 재청으로 성립되었습니다. 또 다른 의안을 제출할 회원은 안계십니까?"
("없습니다" 또는 침묵)
회장 : "의안을 제출할 회원이 안 계시면 이상으로써 의안채택 순서를 마치겠습니다."(의사봉 3번 두드림)
(5) 의안심의
<예시>
회장 : "의사일정 제1항 ○○건을 상정합니다."
"본 의안의 제안자인 A회원은 제안설명(나오셔서 또는 기립해서 )을 해주시기 바랍니다."
A회원 : "안녕하십니까, ○○○입니다."
"이번 정기회에 제출한 안건에 대하여 제안설명을 드리겠습니다."
"본 안건은 「○○에 따라 ○○하자는 것」으로서 주요내용은 ○○○입니다.다만 △△하는 문제점은 있습니다만 이것은 ☆☆하면 해소될 것입니다. 입주민을 위해 제안한 점을 감안하여 본 안건이 만장일치로 가결될 수 있도록 협조하여 주시기 바랍니다."
"이상으로 제안설명을 모두 마치겠습니다. 감사합니다."
회장 : "A회원님, 수고 많이 하셨습니다."
"본 의안에 대하여 의문 나는 점이 있으면 질의하여 주십시오."
B회원 : "회장! 질의 있습니다."
회장 : "예, B회원님께서는 말씀해 주시기 바랍니다."
B회원 : "☆☆하는 것이 가능한지 자세하게 말씀해 주십시오."
회장 : "A회원님 답변하시겠습니까?"
A회원 : - 답변 -
회장 : "또다른 질의가 없습니까?"
(잠시 기다린 후 질의가 더 이상 없으면)
1) "질의가 충분히 진행되었다고 보는데 이만 질의를 종료하고 토론에 들어가는 것이 어떻겠습니까?"
(과반수 찬성을 얻어 질의종결)
2) "질의가 충분히 진행되었다고 보는데 이만 질의를 종결하고자 합니다.
이의 없습니까?"
("이의 없습니다"또는 침묵)
"이의가 없으시다면 질의를 종결하고 토론에 들어가겠습니다."
회장 : "반대토론하실 회원은 거수해 주십시오."
(토론은 반대→찬성의 순으로 균등하게 토론의 기회를 준후)
"토론이 충분히 진행되었다고 보는데 토론을 종결하는 것이 어떻겠습니까?"
(과반수 찬성을 얻어 토론을 종결하거나 토론종결에 이의를 물어 종결한다)
(만약, 회장의 토론종결 제의가 없을 경우 회원이 토론종결을 제의할 수도 있다)
회장 : "토론이 끝났으므로 표결에 들어가겠습니다."
"회원 여러분! 원만한 회의진행을 위해서 표결방법을 기립표결로 했으면 하는데 이의 없으십니까?"
("이의 없습니다" 또는 "이의 있습니다. 무기명투표로 할 것을 동의합니다" 등을 통해 표결방법을 결정)
회장 : "○○○회원외 ○인이 제안한 「○○에 따라 ○○하자는 안」에 대해서 찬성 하시는 회원님, 기립하여 주시기 바랍니다."(기립표결)
"앉아주시기 바랍니다."
"다음은 반대하시는 회원, 기립하여 주시기 바랍니다."
"앉아주시기 바랍니다."
회장 : "표결결과를 말씀드리겠습니다."
1) "○○에 따라 ○○하자는 의안은 찬성 ○○표로 재적회원 과반수 (3분의 2 이상)에 달하였으므로 가결되었음을 선포합니다."
2) "○○에 따라 ○○하자는 의안은 찬성 ○표로 재적회원 과반수 (3분의 2 이상)에 미달되어 부결되었음을 선포합니다."
3) "재석 ○○명중 ○○의안에 대하여 찬성 ○○명, 반대 ○명, 기권○명으로 가결되었음을 선포합니다." ( 주의 : 의사정족수 및 의결정족수에 맞는지 확인)
- 상정의안에 대해 모든 심의의결이 끝나면 폐회순 -
6. 폐회
<예시>
회장 : "이상으로 ○○아파트입주자대표회의 제○차 정기회 일정을 모두 마쳤습니다."
회장 : "금번 정기회중 의사일정을 원만하게 마무리 할 수 있게 된 것은 회원 여러분께서 바쁘신 중에도 불구하고 입주민 모두를 위한다는 일념으로 적극 참여해주신 결과라고 생각합니다. 다음 정기회까지 건강하시고 하시는 일에 행운이 함께하시길 기원합니다."
"대단히 수고 많으셨습니다."
"이상으로 제○차 정기회를 마치고 폐회를 선언합니다."
(의사봉 3번 두드림)
※ 집행부에서는 회의록을 작성하고 참석자는 내용을 확인한 후 서명날인하며 회의록은 관리주체에서 보관토록 함.
7. 회의록 작성 예시
회의록은 회의의 시작에서부터 종료할 때까지의 전과정 (의사일정, 참석회원 채택안건, 보고사항, 발언내용, 의결결과 등)을 빠짐없이 사실대로 기록하는 것으로서 의회에서는 속기에 의해 발언내용을 전부 그대로 기록하고 있으나 일반단체나 입주자대표회의 등에서는 대체로 "약식회의록"으로 작성하고 있다.
(1) 회의록의 종류
① 입주자대표 회의록(정례회 : 분기1회)
② 임원회의 회의록(정례회 : 매월1회)
③ 위원회 회의록(필요시 : 수시)
(2) 회의록의 기재사항(예시)
① 회의 명칭
② 개회일시 및 장소
③ 의사일정 및 부의 안건
④ 출석회원수 및 성명
⑤ 각종 보고사항 및 보고서
⑥ 제안, 질의, 토론, 의사진행 사항
⑦ 표결결과
⑧ 회원발언 보충서
⑨ 기타 회장이 필요하다고 인정한 사항(소수의견 등)
※ 당일 회의록에 기재하기 힘든 각종 보고서, 동의서, 참고자료 등은 회의록 부록에 첨부
(3) 회의록 기재순서 및 형식 : "예시문"참조
(4) 회의록의 작성•보관•열람•복사•정정
① 회의록의 작성은 회의체가 의사결정하는 과정을 문서화하여 회의체 내부의 합의사실을 객관적으로 증빙하도록 작성되어야 하는 만큼 작성 기준을 갖추어 체계적으로 작성되어야할 것임.(참조 : "국회회의록작성등에관한내규")
② 회의 진행속도가 빠르거나 발언자가 중복되어 정확한 내용을 기재할 수 없을 때 보조적으로 녹음기를 사용하여 녹음함으로써 보다 더 정확히 회의록을 작성할 수 있을 것임. (국회회의록의 발간 및 보존등에관한규정 제11조 : 회의록작성을 위한 속기업무보조를 위하여 필요한 때에는 녹음을 할 수 있다)
③ 입주자대표회의의 회의록을 속기로 기록할 수는 없을 것이나 최대한 발언원안대로 기록될 수 있도록 함.(발언내용이 분명하도록 작성)
④ 회의록의 보관은 아파트 단지별 문서관리규정에 의하도록 하되, 정한바가 없다면 공문서분류 및 보존에 관한 규칙" 등을 검토하여 관리규약의 하부규정에 보존기간을 정하여 보관해야 할 것임.
⑤ 회의록의 열람 또는 복사는 입주자대표회의는 그 회의를 개최한 때에는 회의록을 작성하여 관리주체에게 보관하게 되고 관리주체는 공동주택의 입주자 등이 이의 열람을 청구하거나 자기의 비용으로 복사를 요구하는 때에는 이에 응하여야 한다. (공동주택관리령 제10조제13항)
⑥ 회의록의 정정은 발언자가 회의록의 자구를 정정하고자 할 때에는 회장에게 요청하고 정정요구는 발언의 취지를 변경하지 않는 범위 내에서 회장의 허가를 받아 정정 가능할 것임. (오자, 탈자, 토씨, 기록의 착오, 발언의 전후 관계상 명백한 착오, 법조문 및 숫자 등을 명백히 잘못 발언한 경우)
<참 고>
▶ 국회회의록의 발간 및 보관 등에 관한 규정 제5조제2항
"보존회의록은 기록편찬국 속기1과에서 영구보존한다"
▶ 공문서분류 및 보존에 관한 규칙 제4조(문서의 보존기간책정기준)
1. 영구
가. 국무회의 심의를 거치는 중요정책에 관한 문서중 영구적으로 보존할 필요가 있는 문서
나. 대규모의 건설 또는 대규모의 예산이 투입되는 사업의 기본계획에 관한 문서
다. 법규 문서 중 공포원본문서 등 이하 생략
2. 30년
가. 법령, 제도, 정부중요정책이나 대규모사업의 계획수립을 위하여 작성한 연구 검토문서로서 20년을 초과하여 보존할 필요가 있는 문서
나. 훈령, 예규의 원본문서
다. 정부의 법령해석에 관한 원본문서 등 이하 생략
3. 20년
가. 상기 2의 가목 문서 중 30년 이상 보존대상에 해당하지 아니하는 문서로서 10년을 초과하여 보존할 필요가 있는 문서 등 이하 생략
4. 10년
가. 일반정책에 관한 계획, 조사, 연구 및 보고문서
나. 기타 행정업무의 참고 또는 사실의 증명 등을 위하여 5년 초과 10년 이하의 기간 동안 보존할 필요가 있는 문서
5. 5년
가. 예산, 결산 및 회계관계 증빙문서
나. 각종 감사관계문서
다. 기타 행정업무의 참고 또는 사실의 증명 등을 위하여 3년 초과 5년 이하의 기간 동안 보존할 필요가 있는 문서
6. 3년
가. 각종 증명서발급 관계문서
나. 단기적 업무계획 관계문서
다. 기타 행정업무의 참고 또는 사실의 증명 등을 위하여 1년 초과 3년 이하 기간 동안 보존할 필요가 있는 문서
7. 1년
가. 일일 명령, 회보 등 기관 내 단순업무에 관한 사항
나. 행정기관간의 단순한 자료요구, 업무연락, 통보, 조회 등에 관한 문서 등
▶ 공문서분류번호 및 보존기간표 (공문서분류및보존에 관한 규칙 중 별책)
의사(議事)•행사
•회의관계일반 〔3년〕•국무회의의안•의안대장 〔영구〕
•국무회의록 〔영구〕 •국무회의의사일정 〔30년〕
•차관회의록 〔영구〕 •차관회의의사일정 〔30년〕
회의록 기재예시
제○차 ○○○ 아파트 입주자대표회의 회의록
일자 : 년 ○월 ○일(○요일) ○○ : ○○
장소 : ○○아파트 관리사무소 ○층 ○회의실
회의일정
1.
2.
3.
채택(부의)안건
1. ○○○의 건
2. ☆☆☆의 건
3. △△△의 건
- 회의진행순서에 따라 발언내용 및 상황기재
• 출석회원수 : 인
• 출석회원성명 : ○○○, ○○○, ‥(서명날인)
• 출석요구된 관계자 성명 (관리주체 등)
<기재예시>
•시 간 : 오후 3시 45분 → 15 : 45
•발언자 : ○○○ 회장, ○○○ 관리이사, ○○○ 8동대표
•인 용 : "이것은 이렇고 저것은 저렇다"고 하는데…
•상 황 : (침묵), (박수), (보고석에서)등
•단 위 : g, ㎡, ℓ, ㎾, dB 등 도량형기호로 표기
*시간은 오전,오후로 구분하여 쓸 수도 있으나, 24시간으로 표기함을 권장
* 채택 안건란에는 회장제의나 회원동의로 발언된 안건도 기재
* 1.발언자:기호,성명,직명 순으로 표기
2.상황:괄호속에 행동분위기,상황묘사
3.인용:따옴표속에내용 기재(" ")
4.단위:도량형 기호
*참석회원은 회의록기재사항 확인후 날인
8. 입주자공동의 의사결정 과정
입주자 공동의 의사를 결정할 때에는 입주자대표기구인 입주자대표회의에서 주로 결정하게 되나 입주자대표 (동대표) 선출이 입주자동의에 의해 이루어지듯 공동주택 단지내 현안 중 근본적이고 주요한 결정은 입주자 총의에 의하여 결정하게 되므로 입주자 대표 회의에서 결정할 사항과 입주자 스스로 결정할 수 있는 사항을 함께 살펴 보기로 한다.
(1) 입주자대표회의
(2) 임원회의
※ 임원회의 의결사항
1. 관리규약 기타 규정에서 임원회의의 심의 사항으로 정한 사항
2. 입주자대표회의에서 위임 받은 사항
3. 자치관리인 경우, 관리책임자와 관리주체의 직원 임면
(3) 입주자로서의 권리
○ 동별대표자를 선출할 수 있는 선거권
•주택건설촉진법 제38조제7항(입주자대표회의 구성)
•공동주택관리령 제10조제1항(입주자대표회의 구성)
•각 시•도 표준관리 규약
•"입주자 과반수의 찬성으로 선출"
○ 공동주택 관리방법의 결정 및 주택관리업자 선정동의권
•공동주택관리령 제8조의2 참조
•"관리방법의 변경은 입주자대표회의 또는 입주자등의 10분의1이상"의 제안
•"입주자등의 과반수 서면동의"로 결정
○ 관리규약의 제정동의권
•공동주택관리령 제9조제2항
•"최초로 제정하는 관리규약은 사업주체가 당해 공동주택을 분양받은 자와 관리계약을 체결하는 때에 제안하여 당해 공동주택분양예정 세대수의 과반수의 서면동의로 결정
○ 관리규약의 개정안 제안 및 동의권
•공동주택관리령 제9조제2항, 각 시•도 표준관리규약
•"당해 공동주택 10분의 1 이상의 입주자 등 또는 입주자대표회의의 발의로 개정안을 제안하여 입주자 등의 과반수의 찬성"을 얻어 결정
○ 공동주택, 부대시설, 공유인 복리 시설의 용도변경, 개축 (대수선 포함), 재축,파손, 용도폐지, 철거•신축, 증축신청
•공동주택관리령 제6조(행위허가) : 관할구청장의 허가 또는 신고사항.
○ 입주자대표회의 해체 및 재구성 요구권
•각 시•도 표준관리 규약
•"입주자 2/3이상의 요구 및 동의로 불신임 해체"
○ 공동주택 단지내 대지 및 공유부분의 변경 또는 처분 동의권
•각 시•도 표준관리규약
•"입주자 전원의 찬성"을 요함.
(4) 입주자대표회의 구성원 과반수 찬성으로 의결할 사항
(공동주택관리령 제10조6항)
① 관리규약 개정안의 제안 및 공동주택의 관리에 필요한 제정 및 개정
② 관리비 예산의 확정, 사용료의 기준, 감사의 요구와 결산의 처리
③ 단지 안의 전기, 도로, 상하수도, 주차장, 가스설비, 냉난방설비 및 승강기 등의 유지 및 운영 기준
④ 자치관리를 하는 경우 자치관리기구의 직원의 임면
⑤ 공동주택의 공용부분, 공동주택의 입주자의 공동소유인 부대시설 및 복리시설의 보수, 대체 및 개량
⑥ 입주자 등의 상호간에 이해가 상반되는 사항의 조정
⑦ 기타 관리규약으로 정하는 사항
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동대표회의 참고자료
